L’archiviazione e la conservazione legale

Viste anche le recenti evoluzioni normative, l’archiviazione non rappresenta più un lusso per le aziende e la PA, bensì una forma di risparmio sia diretta (carta, spazi) che indiretta (tempo, efficienza).

Inoltre, disporre di documentazione elettronica permette alle imprese di essere più competitive grazie alla velocità e funzionalità nella gestione dei documenti, nonché alla maggiore accessibilità agli stessi.

I vantaggi dell’archiviazione e della conservazione sostituiva sono molteplici e di seguito verranno elencati i principali.

I vantaggi dell’archiviazione

  • Rintracciabilità semplificata
  • Riduzione di costi e tempi di ricerca
  • Possibilità di correlare i documenti di tutte le aree aziendali
  • Efficacia nella gestione delle informazioni
  • Sicurezza degli accessi
  • Maggiore semplicità nella trasmissione telematica dei documenti (e-mail, fax, download, etc.)
  • Possibilità di creare flussi documentali (workflow) e quindi di monitorare passo-passo tutta la vita di ogni tipo di documento
  • Aumento della produttività del personale grazie a minori perdite di tempo
  • Possibile accessibilità ai disabili

I vantaggi della conservazione legale

  • Traccia l'utilizzo delle funzioni di copia e stampa
  • Eliminazione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso anti-alluvioni, ignifughi, ecc.)
  • Eliminazione di una parte dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali)
  • Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa

Per tutte le informazioni potete contattarci ai seguenti riferimenti

info@replicaufficio.it

 

(+39) 030 8922411

Le soluzioni di Replica Ufficio

Replica Ufficio offre soluzioni per la gestione della archiviazione documentale a norma di legge, che vi permetteranno, con costi contenuti, di effettuare :

  • GESTIONE DEGLI UTENTI – consente la creazione e la gestione dinamica degli utenti,grazie anche ad eventuali integrazioni con sistemi di single sign on.
  • GESTIONE DELLA SICUREZZA – possiamo garantirvi un totale controllo degli accessi e impostare livelli diversificati di accessibilità ai documenti e di abilitazione alle funzionalità del programma.
  • GESTIONE DEI FORMATI – gestiamo documenti di qualsiasi formato digitale.
  • GESTIONE DELLE CATEGORIE DI DOCUMENTI – è possibile impostare la gestione di un archivio suddividendo i documenti per categorie. Niente di preconfigurato!
  • RICERCA DEI DOCUMENTI – gli strumenti e i software che vi mettiamo a disposizione, permettono di ricercare intuitivamente e agevolmente qualsiasi documento archiviato, consentendo anche una ricerca full text.
  • Grazie ai nostri tools i documenti possono essere inseriti rapidamente da MS Office
  • Disponiamo di soluzioni perfettamente integrabili con i sistemi gestionali AS400/iSeries – MS Office Navision – SAP